Diktiergeräte und Excel-Tabelle sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Wer seinen Privatwagen geschäftlich nutzt, benötigt ein Fahrtenbuch, um die hierfür verbundenen Kosten steuerlich geltend zu machen. Auch bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens, kann sich das Führen eines Fahrtenbuchs lohnen. Doch nicht jedes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt. Hier gibt es einiges zu beachten.

Generell ist die private Nutzung eines Dienstwagens mit 1% des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil dem Jahreseinkommen hinzuzurechnen und entsprechend zu versteuern. Alternativ kann über ein Fahrtenbuch das reale Verhältnis zwischen privater und dienstlicher Nutzung eines PKW dargestellt werden.

Bei den handgeschriebenen, manuell angefertigten Fahrtenbüchern ist die gesetzliche Regelung relativ klar. Jede nachträgliche Änderung fällt einem Prüfer sofort ins Auge. Etwaige Unregelmäßigkeiten lassen sich schnell erkennen. Daher sind die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher recht hoch. Die benutzten Programme müssen nachträgliche Veränderungen von vornherein technisch ausschließen beziehungsweise nachvollziehbar offenlegen. Dies ist bei Excel-Tabellen und vielen anderen elektronischen Hilfsmitteln nicht der Fall.

Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Köln bestätigte die Anforderungen an ein elektrisch geführtes Fahrtenbuch. Hierbei ging es um die Anerkennung eines mithilfe von Excel-Dateien und Diktiergerät erstellten Fahrtenbuchs. Die Klage wurde abgewiesen.

Hier ein Zitat aus dem Urteil vom 15.06.2015:

„Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden (vergleiche zusammenfassend Bundesfinanzhof –BFH–, Urteil vom 16.11.2005 – VI R 64/04, Bundessteuerblatt –BStBl– II 2006, 410; FG Baden-Württemberg, Urteil vom 14.10.2014 – 11 K 736/11, Entscheidungen der Finanzgerichte –EFG- 2015, 458)“.